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常见问答 (FAQ)

什么是项目管理工具？

你是否有过必须亲自参加会议以“集思广益”或报告正在参与的项目进展的经历？不久前，你和你的团队可能使用 Google 电子表单和文档进行协作。由于技术进步和新冠疫情，许多员工开始远程工作，因而，许多“老派”的方法由更新的项目管理工具所取代。

项目管理工具程序或 App 可以帮助个人或团队更有效地组织和管理任务。它既可以像待办事件清单或看板一样简单，也可以像思维导图工具一样复杂。无论如何，其目标都是一样的：提供一个中心化平台，让每个人都可以协作并了解每个项目的进展情况。

我的业务如何受益于项目管理工具？

作为企业主，你的时间、知识和资源有限。随着业务的发展，你的职责、任务、项目，甚至与你共事的人数也会增加。你需要专注于业务的增长并发挥你的优势，同时还需要完成其他一百万件事情。怎么才能做到？这就是项目管理工具的用武之地——这是一个能让你的团队像运转良好的机器一样完美工作的程序。以下是项目管理工具可以提供明显帮助的领域。

协作与沟通 - 项目管理程序使协作比通过电子邮件和电子表单更具交互性。你将能够分配任务，并从头到尾追踪项目。团队成员不必每时每刻都查收其收件箱，也不会有人说自己没有收到邮件（尽管你 100% 确定抄送了所有人）。相反，每个人都可以实时交流以提供反馈、提出问题或任何其他疑虑。此外，文件共享和文档则更容易和更安全。

预算控制 - 使用项目管理程序还有助于防止开支失控。其中许多应用都具有进度追踪、时间安排和费用管理、工资单、发票、会计、报告等功能。

资源规划 - 正确的项目管理工具还可以帮助有效管理和分配资源，包括团队成员、设备、资产和资金方面。一些软件有一个控制面板，可让你直观和监控这些资源的可用性、利用率和成本。

透明度和问责制 - 使用项目管理工具还有助于提高团队成员间的透明度、问责制和责任感。在成员了解自己的角色和对其预期和截至期限时，每个成员都将能够表现得更好。另外，没有什么比看到你的同事为实现共同目标而努力工作更能激发你的动力了。

如何为我的企业选择最好的项目管理工具？

所有的项目管理工具都功能各异，你如何知道哪一款最适合你和你的团队？不妨先问问自己以下问题：

它会改进我们当前的工作流程吗？

它会促进团队内部更好的协作和沟通吗？

它易于使用吗？每个人是否都能坚持使用它，几个月后也不会放弃？

它能与我们已经使用的一些工具或程序集成吗？

它有报告功能吗？

它是否具有可扩展性？

费用是多少？公司负担得起吗？

有没有我应该优先考虑的关键功能？

回答完上述问题后，你现在应该知道自己理想的项目管理工具的必备功能和理想功能有哪些了。项目管理工具提供的功能可能会有所不同，但请选择提供以下工具的软件：

团队合作

集中沟通

日程安排和时间管理

资源分配

实时报告

时间和账单追踪

截止日期提醒

项目预算

项目控制面板

能够共享文档、文件、图像、电子表格等

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